إدخال المعلومات نفسها في ثلاثة ملفات، والتذكير بالبريد، وتجميع تقرير كل يوم اثنين: مهام تستهلك ساعات دون قيمة مضافة، وأتمتتها لا تتطلب بالضرورة مشروعاً ضخماً.

1. تحديد المهام المناسبة

  • مهمة متكررة (يومياً أو أسبوعياً).
  • قواعد واضحة دون تقدير حالة بحالة.
  • بيانات رقمية أصلاً (جدول، نموذج، قاعدة بيانات).

2. استبدال الملفات بنموذج

غالباً ما تكون الأتمتة الأولى أبسطها: نموذج على الإنترنت يحل محل البريد وملف Excel المشترك، فتصل البيانات نظيفة إلى مكان واحد ويمكنها إطلاق ما يليها.

3. إضافة مسار مصادقة

يُوجَّه الطلب تلقائياً إلى المصادق المناسب، فيتلقى إشعاراً ويقبل أو يرفض بنقرة، ويُبلَّغ صاحب الطلب. لا مزيد من التذكيرات ولا ملفات ضائعة في البريد.

4. قياس المكسب

سجّل الوقت المستغرق قبل الأتمتة وبعدها، فهذه الأرقام تبرّر الخطوة التالية وتُظهر للفريق ما تغيّره الأتمتة فعلاً.

نصيحة عملية

لا تؤتمت إجراءً لا يفهمه أحد. ارسمه على ورقة أولاً، وبسّطه، ثم أتمت النسخة المبسّطة. بعدها يمكن للذكاء الاصطناعي المساعدة في الفرز والتلخيص والملء المسبق.